RACI: Metode untuk Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

http://ccg.co.id/blog/2018/04/18/menggunakan-matrix-raci/

RACI merupakan singkatan dari Responsible, Accountable, Consulted dan Informed. RACI Model adalah matriks untuk seluruh aktivitas atau otorisasi keputusan yang harus diambil dalam suatu organisasi yang dikaitkan dengan seluruh pihak atau posisi yang terlibat (Smith, 2015). RACI matrix menggambarkan peran berbagai pihak dalam menyelesaikan atau menjalankan suatu pekerjaan.

Dalam suatu perusahaan atau organisasi, RACI chart digunakan sebagai alat untuk pengambilan keputusan dan membantu pihak manajemen dalam mengidentifikasi peran dan tanggung jawab karyawannya. Pembagian tugas yang jelas beserta peran dan tanggung jawabnya merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi. Ketidakjelasan peran dan tanggung jawab akan menyebabkan kebingungan yang akhirnya dapat mengakibatkan berkurangnya produktivitas kerja karyawan.

Empat Parameter RACI Chart:

1. Responsible, yaitu orang yang melakukan suatu aktivitas atau pekerjaan secara langsung.
2. Accountable, yaitu orang yang bertanggung jawab pada suatu tugas atau pekerjaan dan memiliki wewenang untuk memutuskan suatu permasalahan atau perkara.
3. Consulted, yaitu orang yang memberikan masukan, pendapat atau kontribusi ketika diperlukan pada tugas atau pekerjaan tersebut.
4. Informed, yaitu orang yang perlu mengetahui tentang tindakan dan hasil ataupun keputusan yang telah diambil.

Manfaat Penerapan RACI Chart:

• Workload analysis: Apabila digunakan terhadap individu atau departemen, kelebihan beban dapat dengan cepat diidentifikasi.
• Re-organisation: Untuk memastikan bahwa fungsi dan proses utama tidak diabaikan.
• Employee Turnover: Agar pendatang atau karyawan baru dapat dengan cepat mengidentifikasi peran dan tanggung jawab mereka.
• Work Assignment: Memungkinkan tugas untuk didistribusikan secara efektif antara kelompok dan individu.
• Project Management: Memungkinkan fleksibilitas dalam situasi manajemen matriks yang memungkinkan keseimbangan yang tepat antara line dan akuntabilitas proyek.
• Conflict Resolution: Menyediakan forum untuk berdiskusi dan menyelesaikan konflik antar departemen.
• Documents the Status Quo: output dari RACI adalah metode yang sederhana namun efektif untuk mendokumentasikan peran dan tanggung jawab dalam sebuah organisasi.

Langkah-langkah Pembuatan RACI Chart:

1. Mengidentifikasi fungsi dan proses di dalam organisasi atau departemen dan menjelaskan aktivitas utama yang sedang berlangsung. Proses permasalahan tersebut perlu diselidiki dan dipelajari secara menyeluruh dan menetapkan objektif atau tujuan yang ingin dicapainya.
2. Mendeskripsikan setiap aktivitas atau keputusan menggunakan kata kerja tindakan yang sesuai. Contoh: Evaluasi, Catat, Pantau, Kumpulkan, Kembangkan, Publikasikan, Otorisasi, Jadwalkan, Tentukan, Persiapkan, Setujui, Periksa, Laporkan, Putuskan, Tulis, Operasikan, Perbarui, Lakukan, Latih, Tinjau, atau Rencanakan.
3. Menetapkan orang yang melaksanakan tugas atau pekerjaan. Manajemen perlu menetapkan peran dan tanggung jawab untuk masing-masing individu.
4. Buat matriks dengan peran di bagian atas dan aktivitas atau tugas di sisi kiri dan di setiap sel tabel masukkan kode RACI yang sesuai. Pada matriks RACI ini, hanya ada satu orang/pihak pelaksana (R). Sedangkan A, C dan I dapat terdiri dari 2 pihak atau lebih.
5. Meninjau kembali tugas-tugas tersebut sehingga tidak terjadi penggandaan kerja dan proses.

Contoh RACI Matrix

References:

https://www.projectsmart.co.uk/how-to-do-raci-charting-and-analysis.php

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-raci-chart-dan-cara-membuatnya/