The Importance of Project Management
Project management adalah penerapan pengetahuan, skills, tools dan teknik dalam melakukan kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Project management memungkinkan suatu organisasi untuk melaksanakan project secara efektif dan efisien.
Sebuah project bersifat sementara karena memiliki awal dan akhir waktu yang jelas, dan oleh karena itu harus memiliki scope dan resources yang clear.
Project management yang effective dapat membantu individu, kelompok, organisasi publik atau swasta untuk:
- Meet business objectives
Tujuan bisnis adalah hasil spesifik dan terukur yang diharapkan perusahaan dapat bertahan seiring pertumbuhan organisasi mereka. Pengusaha dan pemimpin bisnis harus mengetahui kinerja di setiap bagian dari bisnis mereka untuk memastikan bergerak ke arah yang benar.
Cara terbaik untuk menentukan tujuan suatu bisnis untuk semua brand adalah menggunakan SMART:
Specific -> Menguraikan secara detail hasil yang diinginkan dari tujuan dan siapa yang akan bertanggungjawab untuk mempertahankan hasil tersebut
Measurable -> Sertakan jadwal pelaporan secara rutin untuk membuat semua orang tahu dimana mereka berada dalam mencapai tujuan.
Attainable -> Walaupun memiliki cita-cita yang tinggi, kita harus yakin bahwa tujuan itu dapat dicapai. pastikan target tidak terlalu ambisius.
Relevan -> Setiap goal harus di buat sejajar dengan tujuan spesifik suatu perusahaan.
Timely -> Tujuan harus mengikuti jadwal tertentu. Misalnya, tim marketing memiliki target angka tertentu yang akan di capai setiap bulanya.
2. Satisfy stakeholder expectations
Kepuasan stakeholder adalah faktor utama dalam kesuksesan proyek. Oleh karena itu, untuk seorang project manager sangat penting untuk mendapatkan kepuasan dari berbagai stakeholder.
10 cara melibatkan stakeholder dalam proyek
- Identifikasi stakeholder sejak dini
- Buat para stakeholder berbicara satu sama lain
- Berusaha memahami sebelum dipahami
- Dengarkan dengan sebaik mungkin
- Pimpin dengan integras
- Libatkan dalam estimasi waktu pengerjaan
- Libatkan untuk bekerja dengan tim
- Manage expectation
- Ucapkan terimakasih
- Komunikasi yang lancar
3. Be more predictable
Prediktabilitas proyek adalah tentang memprediksi secara akurat hasil suatu proyek cukup awal sehingga memungkinkan untuk mengindentifikasi titik-titik masalah, mengambil tindakan korektif dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.
4. Increase chances of success
5 cara untuk meningkatkan kesuksesan suatu project
- Kesepakatan di antara tim project, pelanggan dan management tentang tujuan project
- Rencana dan tanggung jawab yang jelas yang akan di gunakan untuk mengukur kemajuan selama project berlangsung
- Komunikasi yang konstan dan efektif di antara semua orang yang terlibat dalam project
- Scope yang terkontrol
5. Deliver the right product at the right time
Produk yang tepat adalah konsep yang di dorong oleh permintaan yang dapat didefinisikan sebagai produk dengan fitur dan fungsi yang memenuhi kebutuhan pelanggan. Pengaturan waktu sangat penting dalam setiap bisnis, hal ini akan membantu anda memastikan kapan yang terbaik untuk melanjutkan rencana anda.
6. Resolve problems and issues
Ada 5 langkah dalam menyelesaikan masalah dalam project management
- Meramalkan segala resiko yang akan terjadi yaitu anda harus dapat melihat apakah ada potensi risiko yang menyertainya. Jadilah selangkah lebih maju dari permainan dan meramalkan masalah apapun sebelum terjadi.
- Berikan tujuan pada tim anda yaitu setiap orang dalam tim mereka harus memiliki tujuan. Ini untuk memastikan bahwa jumlah orang yang tepat mengerjakan setiap tugas, setiap orang mengetahui apa peran dan tanggung jawab mereka.
- Dengarkan tim project anda, hal ini menjadi sebab mengapa penting untuk mengadakan pertemuan rutin di mana tim project dapat menyampaikan masalah yang mereka hadapi.
- Mengambil tindakan setelah menemukan masalah inilah saatnya untuk mengambil tindakan, sepakati dan patuhi keputusan yang telah di buat .
- Belajar dari kesalahan yaitu anda bisa meminta feedback dari tim, terima dan jadikan kegagalan sebagai pembelajaran untuk mendapatkan kesuksesan.
Project yang dikelola dengan buruk atau tidak adanya project management dapat mengakibatkan:
- Missed deadlines
- Cost overruns
- poor quality
- rework
- Uncontrolled expansion of the project
- loss of reputation for the organization
- Unsatisfied stakeholders, and
- Failure in achieving the objectives for which the project was undertaken.
Sudah kebayang kan bagaimana suatu organisasi atau kelompok tertentu diuntungkan dengan menerapkan project management.
Semoga bermanfaat.
References:
PMBOK® Guide — Sixth Edition, Page 10
https://www.ecosys.net/reference/project-predictability/
